Деятельность

Организационно-кадровая работа и делопроизводство


П О Л О Ж Е Н И Е

о защите персональных данных работников министерства по делам территориальных образований и общественных объединений Рязанской области

1. Общие положения

1.1 Настоящие Положение о защите персональных данных работников (далее - Положение) определяет порядок получения, хранения, комбинирования, передачи и любого другого использования персональных данных работников министерства по делам территориальных образований и общественных объединений Рязанской области (далее – министерство), а также ведения их личных дел в соответствии с трудовым законодательством и законодательством о государственной службе Российской Федерации.

1.2 Настоящее Положение разработано в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (с изменениями и дополнениями);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями и дополнениями);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);
 - Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);

- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № «О государственной тайне» (редакция от 18 июля 2009 г.);

- Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188 (с изменениями и дополнениями).

1.3. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:

персональные данные работника – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу (субъекту персональных данных);

обработка персональных данных работника - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

распространение персональных данных работника - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределённому лицу;

использование персональных данных работника - действия с персональными данными, совершаемые работниками министерства по делам территориальных образований и общественных объединений Рязанской области, иными уполномоченными лицами в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;

конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения уполномоченным лицом или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;

общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;

защита персональных данных - деятельность уполномоченных лиц по обеспечению с помощью локального регулирования порядка обработки персональных данных и организационно-технических мер конфиденциальности информации о конкретном работнике, полученной Работодателем в связи с трудовыми отношениями.

2. Сбор, обработка и защита персональных данных работника

2.1. Персональные данные работника относятся к конфиденциальной информации, то есть порядок работы с ними регламентирован трудовым законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий. Данные требования установлены статьей 86 Трудового кодекса Российской Федерации и не подлежат изменению, исключению, так как являются обязательными для сторон трудовых отношений.

2.2. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина министерство и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие требования:

2.2.1 обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества министерства, работников и третьих лиц;

2.2.2 при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника министерство должно руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными федеральными законами;

2.2.3 все персональные данные работника следует получать лично у работника. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Министерство должно сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, характере подлежащих получению персональных данных (например, оформление запроса на прежнее место работы работника в целях выяснения его профессиональных качеств, запроса в учебное заведение о подлинности документа об образовании и т.п.) и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

2.2.4 министерство не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации министерство вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

2.2.5 министерство не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами;

2.2.6 при принятии решений, затрагивающих интересы работника, министерство не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки.

2.3. При поступлении на работу работник предоставляет персональные данные о себе в документированной форме, а именно:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда служебный контракт заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о присвоении ученой степени, ученого звания, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- документы, необходимые для оформления допуска к государственной тайне в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;

- в отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении служебного контракта дополнительных документов, например, на работах, связанных с движением транспорта.

2.4. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

2.5. При заключении служебного контракта и в ходе трудовой деятельности может возникнуть необходимость о предоставлении работником документов:

- о возрасте детей;

- о беременности женщины;

- об инвалидности;

- о донорстве;

- о составе семьи, изменении семейного положения;

- о доходе с предыдущего места работы;

- о необходимости ухода за больным членом семьи;

- прочие.

2.6. После того, как будет принято решение о приеме работника на работу, а также впоследствии в процессе трудовой деятельности к документам, содержащим персональные данные работника, также будут относиться:

- служебный контракт и приказ о приеме работника на работу;

- приказы о поощрениях и взысканиях;

- дополнительные соглашения к служебному контракту и приказы об изменении условий служебного контракта;

- карточка унифицированной формы Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1;

- другие документы.

2.7. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

2.8. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена министерством за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.

2.9. Работники, их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами министерства, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также осведомлены об их правах и обязанностях в этой области.

2.10. Работники не должны отказываться от прав на сохранение и защиту своих персональных данных. Если в служебном контракте будет содержаться норма об отказе работника от этого права, то в этой части служебный контракт будет считаться недействительным.

2.11. Министерство, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

3. Хранение персональных данных работника

3.1. Персональные данные работника содержатся на бумажных носителях, в том числе в основном документе персонального учета работников - личном деле работника, в которое могут входить следующие документы:

3.1.1. анкетно-биографические и характеризующие материалы, к которым относятся: анкета, автобиография (при необходимости), копии документов об образовании, результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей (в случаях, предусмотренных трудовым законодательством), заявление работника о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу, служебный контракт, документы, связанные с переводом и перемещением работника (копии приказов, заявления работника и т.п.), выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами, копии наградных листов, аттестационные листы, копии приказов о поощрениях, взысканиях, характеристики и рекомендательные письма, заявление работника об увольнении, копия приказа об увольнении и расторжении служебного контракта, другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;

3.1.2. дополнительные материалы, к которым относятся: характеристики с прежнего места работы, фотографии, дополнение к личному делу - документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе, другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

3.2. В личное дело работника включается также опись всех документов, находящихся в деле.

3.3. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения министра по делам территориальных образований и общественных объединений Рязанской области (далее – министр).

3.4. Сведения о работниках министерства на бумажных носителях хранятся в специально оборудованных шкафах и сейфах, которые запираются и опечатываются. Ключи от шкафов и сейфов, в которых хранятся сведения о работниках министерства, находятся у начальника отдела организационно-кадровой работы и делопроизводства и начальника отдела бухгалтерского учета и материально-технического обеспечения министерства. Личные дела уволенных работников хранятся в специально оборудованных шкафах и сейфах.

3.5. Конкретные обязанности по хранению личных дел работников, заполнению, хранению и выдаче трудовых книжек (дубликатов трудовых книжек), иных документов, отражающих персональные данные работников, возлагаются на работников отдела организационно-кадровой работы и делопроизводства и закрепляются в должностных инструкциях.

3.6. Информация, содержащая персональные данные работника, может также обрабатываться с использованием автоматизированных систем обработки данных. В этом случае должны выполняться требования и рекомендации нормативно-методических документов уполномоченных регулирующих органов Российской Федерации по обеспечению защиты персональных данных в информационных системах персональных данных, обрабатываемых с использованием средств автоматизации. Съемные электронные носители, на которых хранятся персональные данные работников, должны быть отмаркированы и учтены в соответствующем журнале.

3.7. Министерство обеспечивает ограничение доступа к персональным данным работников лицам, не уполномоченным законодательством Российской Федерации либо министром для получения соответствующих сведений.

3.8. Доступ к персональным данным работников без специального разрешения министра имеют работники, указанные в приложении к настоящему Положению.

3.9. При получении сведений, составляющих персональные данные работника, указанные лица имеют право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций и заданий.

3.10. В целях информационного обеспечения могут создаваться общедоступные источники персональных данных в виде справочников. В справочники могут включаться на основании настоящего Положения следующие персональные данные: фамилия, имя, отчество, день, месяц и год рождения, номер рабочего телефона (в том числе мобильного), занимаемая должность.

3.11. Сведения о субъекте персональных данных могут быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию работника.

4. Передача персональных данных работника

4.1. При передаче персональных данных работника министерство должно соблюдать следующие требования:

4.1.1. не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья работника, а также в случаях, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации или другими федеральными законами;

4.1.2. учитывая, что Трудовой кодекс Российской Федерации не определяет критерии ситуаций, представляющих угрозу жизни и здоровью работника, министерство в каждом конкретном случае делает самостоятельную оценку серьезности, неминуемости, степени такой угрозы;

4.1.3. если же лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных работника, либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных данных, либо, по мнению министерства, отсутствует угроза жизни и здоровью работника, министерство обязано отказать в предоставлении персональных данных, лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.

4.2. Письменное согласие работника на передачу министерством своих персональных данных третьей стороне должно включать в себя:

- фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

- наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

- цель обработки персональных данных;

- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

- срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

4.3. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия.

4.4. Предупреждать лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.

4.5. Осуществлять передачу данных работника в пределах министерства в соответствии с настоящим Положением.

4.6. Разрешать доступ к персональным данным работника только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

4.7. Передавать персональные данные работника представителю работника в порядке, установленном Трудовым кодексом, иными федеральными законами и настоящим Положением, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

4.8. Данные требования установлены статьей 88 Трудового кодекса Российской Федерации и не подлежат изменению, исключению, так как являются обязательными для сторон трудовых отношений.

5. Обязанности работника и работодателя

5.1. В целях обеспечения достоверности персональных данных работник обязан:

5.1.1. при приеме на работу предоставить в министерство полные и достоверные данные о себе;

5.1.2. в случае изменения сведений, составляющих персональные данные работника, незамедлительно предоставить данную информацию в министерство.

5.2. Министерство обязано:

5.2.1. осуществлять защиту персональных данных работника;

5.2.2. обеспечивать хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, к которой, в частности, относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда и др. При этом персональные данные не должны храниться дольше, чем это оправдано выполнением задач, для которых они собирались, или дольше, чем это требуется в интересах лиц, о которых собраны данные;

5.2.3. осуществлять заполнение документации, содержащей персональные данные работника, в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 г. № 1;

5.2.4. выдавать работнику по его письменному заявлению, не позднее трех дней со дня подачи этого заявления, копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки или копии трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно;

5.2.5. вести учет передачи персональных данных работника третьим лицам путем ведения соответствующего журнала, отражающего сведения о поступившем запросе (кто является отправителем запроса, дата поступления запроса), дату ответа на запрос, когда именно информация была передана либо отметку об отказе в ее предоставлении, либо ограничиваться помещением в личное дело работника выписок, копий документов, отражающих сведения о поступившем запросе и результатах его рассмотрения;

5.2.6. включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица в целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в случае реорганизации или ликвидации министерства, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по служебному контракту (Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»); 5.2.7. в случае реорганизации или ликвидации министерства учет и сохранность документов по личному составу, порядок передачи их на государственное хранение осуществлять в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации и в соответствии с Положением о министерстве.

6. Права работника

6.1. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в министерстве, работники имеют право:

6.1.1. на полную информацию о своих персональных данных и методах их обработки, в частности, работник имеет право знать перечень обрабатываемых персональных данных, кто и в каких целях использует или использовал его персональные данные;

6.1.2. на свободный запрос и бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

6.1.3. на определение представителей для защиты своих персональных данных;

6.1.4. требовать исключения или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». При отказе министерства исключить или исправить персональные данные работник имеет право заявить в письменной форме в министерство о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением выражающим его собственную точку зрения;

6.1.5. требование об извещении министерством всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

6.1.6. обжалование в судебном порядке любых неправомерных действий или бездействии министерства при обработке и защите его персональных данных.

7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника

7.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

7.2. Неправомерный отказ министерства исключить или исправить персональные данные работника, а также любое иное нарушение прав работника на защиту персональных данных влечет возникновение у работника права требовать устранения нарушения его прав и компенсации причиненного таким нарушением морального вреда.

Приложение
к Положению о защите персональных данных работников министерства по делам территориальных образований и общественных объединений Рязанской области

П Е Р Е Ч Е Н Ь

лиц, имеющих доступ к персональным данным, обрабатываемых министерством по делам территориальных образований и общественных объединений

Рязанской области

             
   

Ф.И.О

  
   

Должность

  
   

Примечание

  
   

Соколова Марина Александровна

  
   

Начальник отдела бухгалтерского учета и материально-технического обеспечения

  
   

  
   

Савилова Марина Валерьевна

  
   

Консультант отдела бухгалтерского учета и материально-технического обеспечения

  
   

  
   

Волченкова Ольга Викторовна

  
   

Консультант по правовым вопросам отдела бухгалтерского учета и материально-технического обеспечения

  
   

  
   

Черняк Ольга Дмитриевна

  
   

Начальник отдела организационно-кадровой работы и делопроизводства